РЕГЛАМЕНТ
Наказ Державного архіву
Дніпропетровської області
05 січня 2018 № 2
I. Організація використання робочого часу
Плани-звіти роботи структурних підрозділів, працівників архіву затверджуються заступником директора.
План роботи архіву на рік, звіт про його виконання обговорюються на засіданні колегії держархіву області і затверджуються директором архіву.
Плани роботи експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради, звіти про їх виконання обговорюються на засіданні комісії, ради і затверджуються директором архіву.
Завдання і доручення, які надходять протягом періоду, що планується, і вимагають розгляду на колегії, експертно-перевірній комісії або на науково-методичній раді після погодження із директором виносяться на їх розгляд або на розгляд наради у директора.
Затверджені плани розвитку архівної справи, науково-дослідної та методичної роботи, науково-видавничої роботи, звіти про їх виконання надсилаються у Державну архівну службу України, а також доводяться до відома начальників структурних підрозділів архіву, начальників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад.
Плани роботи експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради, звіти про їх виконання доводяться до відома членів комісії та експертів, ради і начальників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад.
Матеріали до чергового засідання подаються секретареві колегії не пізніше ніж за 4 дні до його проведення. На розгляд колегії вносяться проекти рішень колегії, підготовлені на чистих аркушах паперу, надруковані в двох примірниках шрифтом Times New Roman, розміром 14.
Відповідальність за якість підготовки документа і його своєчасне надання на розгляд колегії покладається на заступника директора та начальників відділів, які відповідають за підготовку матеріалів згідно з планом роботи колегії.
Секретар колегії не пізніше ніж за 3 дні до засідання колегії подає на погодження директору архіву порядок денний і список запрошених на засідання осіб.
Після погодження порядку денного секретар колегії надсилає його разом з відповідними матеріалами членам колегії і запрошеним не пізніше ніж за три дні до проведення засідання.
У разі, коли необхідність в обговоренні на колегії відпала, начальник відділу, відповідальний за підготовку матеріалів, за погодженням із заступником директора не пізніше ніж за тиждень до засідання колегії доповідає про це директору архіву і про прийняте рішення повідомляє секретарю колегії.
Рішення колегії з питання, що стосується оперативного розгляду, може прийматися шляхом опитування членів колегії та візування його проекту. Погоджене рішення включається до чергового протоколу засідання колегії.
Засідання колегії архіву, хід обговорення питань і його результати протоколюються. Протокол має бути оформлений протягом трьох днів після проведення засідання колегії, якщо колегія не встановила іншого терміну.
Проекти рішень колегії, прийняті із змінами та доповненнями, доопрацьовуються протягом п’яти днів після засідання, якщо колегія не встановила іншого терміну, візуються відповідними начальниками відділів, членами колегії, які внесли зауваження і пропозиції, і передаються секретарю колегії для подання на підпис директорові архіву та направлення виконавцям.
Порядок денний засідання колегії, проекти рішень колегії, інші документи, розглянуті колегією, додаються до протоколу відповідного засідання і зберігаються у секретаря до зняття їх з контролю. В подальшому вони передаються до архіву.
На розгляд комісії виносяться висновки експертів за результатами розгляду описів, номенклатур справ, актів про виділення для знищення документів, представлених установами, організаціями та підприємствами, які виносяться на розгляд ЕПК.
Секретар комісії не пізніше ніж за 5 днів до засідання комісії подає на погодження голові комісії порядок денний, список запрошених – не пізніше ніж за 3 дні до засідання.
У разі, коли необхідність в обговоренні матеріалів на комісії відпала, начальник відділу, відповідальний за підготовку матеріалів, не пізніше ніж за 3 дні до засідання комісії доповідає про це голові комісії і про прийняте рішення повідомляє секретаря комісії.
Рішення комісії з питання, що стосується оперативного розгляду, може прийматися шляхом опитування членів комісії та візування його проекту. Погоджене рішення включається до чергового протоколу засідання комісії.
Засідання комісії архіву, хід обговорення питань і його результати протоколюються. Протокол має бути оформлений протягом трьох днів після засідання комісії, якщо комісія не встановила іншого терміну.
Проекти рішень комісії, прийняті зі змінами та доповненнями, доопрацьовуються протягом трьох днів після засідання комісії, якщо комісія не встановила іншого терміну, візуються відповідними начальниками відділів, членами комісії, які внесли зауваження і пропозиції, і передаються секретареві комісії для подання на підпис голові комісії та направлення виконавцям.
Розрахунок розсилки рішень комісії і додатків до них складається начальником відділу, який готує питання до розгляду, і подається секретарю комісії.
Порядок денний засідання комісії, проекти рішень комісії, інші документи, розглянуті комісією, додаються до протоколу відповідного засідання і зберігаються у секретаря комісії до зняття їх з контролю. У подальшому вони представляються на затвердження директору архіву та передаються до архівного підрозділу.
Для проведення засідань комісії регламент не встановлюється.
На розгляд ради виносяться науково-дослідні та методичні розробки, науково-методичні матеріали (далі – матеріали). Матеріали до чергового засідання ради подаються секретарю ради не пізніше ніж за 1 місяць до нього, надруковані в одному примірнику шрифтом Times New Roman, розміром 14.
Підготовлені висновки членів ради за результатами розгляду представлених матеріалів подаються секретарю ради не пізніше ніж за три дні до проведення засідання ради.
Відповідальність за якість підготовки документа і його своєчасне надання на розгляд ради покладається на начальників відділів, які відповідають за підготовку матеріалів згідно з планом роботи ради.
Секретар ради не пізніше ніж за 5 днів до засідання подає на погодження голові ради порядок денний і список запрошених на засідання осіб. Після погодження порядку денного секретар ради надсилає його разом із відповідними матеріалами членам ради і запрошеним не пізніше ніж за три дні до проведення засідання.
У разі, коли необхідність в обговоренні матеріалів на засіданні ради відпала, начальник відділу, відповідальний за підготовку матеріалів, не пізніше ніж за три дні до засідання ради, доповідає про це голові ради і про прийняте рішення повідомляє секретаря ради.
Засідання ради архіву, хід обговорення питань і його результати протоколюються. Протокол має бути оформлений протягом трьох днів після засідання ради, якщо комісія не встановила іншого терміну. Проекти рішень ради візуються начальниками відповідних відділів, членами ради, які внесли зауваження і пропозиції, і передаються секретарю ради.
Після погодження на засіданні ради науково-дослідні та методичні розробки, науково-видавничі матеріали представляються на затвердження директору архіву. Після затвердження передаються до довідково-інформаційного фонду архіву.
Для проведення засідань ради регламент не встановлюється.
Конверти вхідної кореспонденції зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти також додаються до судово-арбітражних справ, заяв і скарг громадян. В інших випадках конверти після перевірки наявності документів знищуються.
Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
Мета попереднього розгляду – розподілення документів на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям.
Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або перший робочий день у разі надходження документів у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
Відразу після реєстрації, в папці з грифом „Невідкладно”, директору передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-Міністра України, запити та звернення народних депутатів України, а в разі відсутності директора зазначені документи передаються його заступникові.
Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.
Усі звернення невідкладно переглядаються. Анонімні звернення, а також повторні звернення від одного й того ж громадянина з одного й того ж самого питання не розглядаються. Звернення громадян реєструються в день надходження.
Зареєстровані звернення передаються керівництву архіву на резолюцію, яка складається не пізніше наступного дня.
Усі запити, що надходять, виконавець невідкладно переглядає. У випадку, якщо звернення не містить достатніх даних, необхідних для початку пошуку, у п`ятиденний термін запитуються додаткові відомості. Якщо в архіві немає документів для проведення пошукової роботи, у той же термін заявнику дається про це письмове повідомлення, а при наявності даних про можливість подальших пошуків для заявника – рекомендація, куди ще заявник може звернутися.
У понеділок та середу, з 10.00 до 13.00 та з 14.00 до 17.00 здійснюється прийом громадян у столі довідок спеціально призначеною посадовою особою. Щотижнево прийом громадян ведеться директором архіву та його заступником. Години прийому громадян у столі довідок та керівництвом архіву оприлюднено через ЗМІ, буклети про архів, на Веб-сторінці Державного архіву області та Державної архівної служби України, Веб-порталі “Відкрита влада”; графік прийому розміщено у вестибюлі архіву.
Щочетверга з 10.00 до 13.00 проводиться прийом звернень по “гарячій телефонній лінії” за номером 732-49-68.
Ведуться книги реєстрації громадян, прийнятих керівництвом архіву, а також у столі довідок. Усі скарги ,що надходять до архіву, реєструються в окремій книзі. Звернення громадян, надіслані з органів державної влади вищого рівня, від народних депутатів України та з облдержадміністрації знаходяться на особистому контролі керівника.
Запити соціально-правового характеру, надіслані з-за кордону, виконуються відповідно до “Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземних громадян і осіб без громадянства”.
Особливо цінні та унікальні документи забороняється ксерокопіювати та сканувати. Також обмежується ксерокопіювання та сканування документів за довоєнний період та таких, що знаходяться у незадовільному стані.
При виготовлені ксерокопії на замовлення робиться страхова копія документа, яка підшивається під оригіналом, і наступна ксерокопія робиться виключно зі страхової копії.
VІІІ. Порядок підписання документів
Вихідна кореспонденція підписується директором архіву, а у разі його відсутності – заступником директора.
Начальники структурних підрозділів не мають права підписувати документи, які виходять за межі їх компетенції.
ІХ. Термін виконання документів
Документи можуть бути із зазначенням і без визначення строку їх виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені діючими нормативно-правовими актами:
– депутатський запит виконується не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, встановлений Верховною Радою України;
– звернення народного депутата України та депутата місцевої ради – протягом 10 днів з дня його одержання;
– інформаційні запити – не пізніше 5 робочих днів з дня отримання запиту;
– листи-доручення і листи-запити установ, підприємств і організацій – протягом 30 днів;
– пропозиції, заяви і скарги громадян – у строки відповідно до Закону України „Про звернення громадян”;
– бухгалтерський звіт – у строки, встановлені управлінням фінансово-господарського забезпечення облдержадміністрації та Головним управлінням Державного казначейської служби України у Дніпропетровській області.
Строк виконання вхідних документів обчислюється з моменту їх надходження до архіву.
Документи без визначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою „терміново” – протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.
Строк виконання документа може бути змінено за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби, за обґрунтованим проханням виконавця, строк виконання може бути подовжено. Обґрунтоване прохання подається не пізніше як за три робочих дні до закінчення встановленого строку, щодо документа без зазначення строку – до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.
Відповіді на нормативні акти та інші документи готуються державною мовою, вичитані та завізовані начальниками відділів, а у разі їх відсутності – особами, які їх заміщають.
Х. Організація контролю за виконанням документів
Контролю за виконанням підлягають зареєстровані документи всіх видів, які містять завдання.
Контроль за терміном виконання доручень, що встановлюється Законом України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими органами державної влади здійснює посадова особа, на яку покладено контроль за наказом директора архіву.
Контроль за своєчасним і якісним виконанням службових документів, що проходять через відділи, здійснюють їх керівники.
Контроль за виконанням рішень колегії, експертно-перевірної комісії, науково-методичної ради здійснюють їх секретарі і посадові особи, на яких покладено контроль.
ХІ. Порядок зняття документів з контролю
Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені і кореспонденту дана відповідь по суті.
Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль. Особою, відповідальною за ведення діловодства та безпосередній контроль за виконанням документів у держархіві області, ведеться облік контрольних документів в автоматизованій системі «ДОК ПРОФ».
Документи органів державної влади знімаються з контролю директором архіву після виконання доручень або завдань, що містяться в них, на підставі інформації, пропозицій, висновків та інших матеріалів про їх виконання, що подаються відповідними відділами архіву.
Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи.
ХІІ. Відрядження
Відрядження працівників здійснюється відповідно до планів роботи архіву, а також згідно з викликами Державної архівної служби України.
Після повернення з відрядження працівники у 3-денний термін звітують перед директором архіву про виконання завдання.
Директор архіву підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який передається до бухгалтерії.
ХІІІ. Порядок зберігання і використання службових документів
Після закінчення календарного року проводиться експертиза цінності документів.
Відбір документів на постійне, довгострокове зберігання та виділення справ (документів) для знищення проводиться експертною комісією архіву щороку і оформлюється згідно з діючими нормативними документами.
Видавання справ постійного зберігання для користування здійснюється згідно зі встановленими правилами.
Надання будь-яких документів, письмових довідок, інформацій, відомостей працівникам інших установ допускається лише з дозволу директора архіву.
ХІV. Комплектування архіву
Приймання документів від установ – джерел комплектування Національного архівного фонду (НАФ) проводиться щорічно за графіком.
Перед прийманням документів співробітник відділу формування НАФ та діловодства проводить на місці перевіряння фізичного, санітарно-гігієнічного і технічного стану документів.
Документи приймаються в упорядкованому стані за затвердженими описами. Приймання оформлюється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках.
Приймання справ проводиться за описом поодинично в присутності працівника установи – фондоутворювача.
Архів приймає на депоноване зберігання архівні документи, що не належать державі, за угодою між архівом і власником документів, із збереженням за власником права власності на документи.
Депоноване зберігання документів здійснюється, як правило, на платній основі.
ХV. Організація перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій (ЕК) юридичних установ
Архів попередньо повідомляє юридичну особу про мету і терміни перевіряння. Результати перевірянь оформлюються довідкою, в якій фіксуються загальні висновки про підсумки перевіряння, пропозиції щодо усунення недоліків, строки реалізації пропозицій. Результати перевіряння доводяться до відома керівника юридичної особи.
Приймання документів НАФ на державне зберігання проводиться відповідно до плану. Щорічно, згідно з планом роботи відділу зберігання, обліку та довідкового апарату, здійснюється цільова поетапна перевірка наявності документів, які знаходяться на зберіганні в держархіві області. Термін перевірки встановлюється згідно з категорією фонду. Після її закінчення складається акт перевірки наявності документів. У випадку відсутності документів проводиться їх розшук. Якщо розшук позитивних результатів не дав – складається акт про нестачу справ у фонді.
Зберігачі фондів організовують підготовку документів для передачі їх сектору мікрофільмування та реставрації з метою проведення реставрації, оправлення справ, відновлення згасаючих текстів, створення страхового фонду та фонду користування.
Згідно з графіком здійснюється знепилення та дезінфекція приміщень архівосховищ.
Співробітники відділу зберігання, обліку та довідкового апарату проводять виявлення, взяття на облік і забезпечення збереженості особливо цінних документів, унікальних документальних пам’яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та страхування.
Здійснюється також описування та каталогізація документів, удосконалення описів та їх переробка.
ХVІІ. Надання платних послуг
Держархівом області надаються платні послуги, які затверджені наказом Державного архіву Дніпропетровської області від 25.07.2011 № 37 „Про затвердження цін на платні послуги, які надаються Державним архівом Дніпропетровської області на договірних засадах”, зареєстрованим у Головному управлінні юстиції у Дніпропетровській області 6 жовтня 2011 року за №№ 109/1725; 110/1726.
ХVІІІ. Кадрова робота
Кадрова робота в держархіві області спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування установи висококваліфікованими й компетентними працівниками.
Організація кадрової роботи в держархіві області здійснюється за затвердженим директором річним планом, який передбачає здійснення заходів з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, а також роботи з кадровим резервом.
Організацію роботи з кадрами в держархіві області здійснює заступник начальника відділу юридичного, кадрового та діловодного забезпечення.
Кадрова робота проводиться відкрито й спрямовується на всебічне вивчення та врахування можливостей працівників, найбільш повне застосування їх здібностей, розвиток ініціативності, створення атмосфери зацікавленості у професійному зростанні.
Прийняття на державну службу до держархіву області здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України та Закону України „Про державну службу”.
Прийняття працівників на роботу до держархіву області на посади, що не віднесені до категорій посад державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства.
На посади, передбачені номенклатурою посад працівників, що повинні мати доступ до роботи з таємними документами, можуть бути призначені лише особи, яким у встановленому порядку оформлено допуск до державної таємниці.
У держархіві області створюється в порядку, передбаченому Положенням про формування кадрового резерву для державної служби, що затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 року № 199, резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.
На кожного прийнятого на роботу до держархіву області спеціаліста оформляється особова справа.
З метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців у держархіві області проводяться в установленому законодавством порядку атестація та щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків.
Сьогодні: 17 Вересня 2024
вул. М. Грушевського, 89
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
|
