ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного архіву
Дніпропетровської області
10 жовтня 2018 р. № 43

                                                                                              
ПОЛОЖЕННЯ

Про відділ формування Національного архівного фонду
та діловодства Державного архіву Дніпропетровської області

1. Відділ формування Національного архівного фонду та діловодства (далі відділ) є структурним підрозділом Державного архіву Дніпропетровської області (далі Державного архіву).

2. Відділ підпорядкований директору Державного архіву, а також підконтрольний заступнику директора – начальнику відділу юридичного, кадрового та діловодного забезпечення Державного архіву.

3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Укрдержархіву, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови облдержадміністрації, Положенням про Державний архів, наказами директора, а також  цим Положенням.

4. Основними завданнями відділу є:
  1) забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства;
  2) здійснення:
управління архівною справою та діловодством на території області  у межах повноважень відділу, координації діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;
контролю за діяльністю архівних підрозділів і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
  3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку;
  4) проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, упровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в  практику діяльності архівних установ;

5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує наступні функції:
  1)організовує:
виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади з питань діловодства та архіву, здійснює контроль за їх реалізацією;
роботу, пов’язану із віднесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду з архівної справи;
  2) приймає на прохання юридичних та фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;
  3) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання й для розгляду на засіданнях колегії, експертно-перевірочної комісії, науково-методичної ради Державного архіву;
  4) проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області;
  5) веде:
обов’язковий державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності, виду носія інформації та доступу, здійснює контроль за їх зберіганням, обліком та використанням відомостей, що в них містяться;
облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування державного архіву, на підставі затверджених списків;
  6) здійснює:
узагальнення і аналіз облікових показників поданих архівними відділами районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, архівними підрозділами органів державної влади, місцевого самоврядування підприємств, установ і організацій з профільних відділу питань;
разом з науковими установами або самостійно – наукові дослідження з архівознавства і документознавства, археографії, упроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства;
  7) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема громадських об’єднань, релігійних організацій, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення комплексних, тематичних та контрольних перевірок, має доступ до їх документів, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;
  8) надає  у встановленому порядку платні послуги юридичним і фізичним особам щодо впорядкування документів та поліпшення умов їх зберігання;
  9) розробляє розділи планів розвитку архівної справи з профільних показників, забезпечує їх виконання;
  10) сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області, організовує підвищення їх кваліфікації, проводить навчання працівників діловодних, архівних служб та експертних комісій підприємств, установ, організацій всіх форм власності на курсах підвищення кваліфікації.

6. Відділ має право:
  1) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;
  2) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належне їх зберігання, права власності на ці документи;
  3) порушувати в установленому порядку питання:
про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;
про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власникові документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
  4) приймати участь у встановленні цін на роботи і послуги, що виконуються державним архівом.

7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами державного архіву, органами державної влади, місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та громадськими об’єднаннями.

8. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади директором Державного архіву згідно із законодавством за погодженням з облдержадміністрацією.

9. Начальник відділу:
  1)здійснює керівництво діяльністю відділу, розподіляє обов’язки між його працівниками і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, сприяє створенню належних умов праці в відділі;
  2) подає пропозиції керівництву про призначення на посади, звільнення з посад та переміщення працівників відділу;
  3) подає на затвердження директору Державного архіву положення про відділ, посадові інструкції працівників відділу;
  4) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи Державного архіву;
  5) вживає заходів щодо удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;
  6) звітує перед директором Державного архіву про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;
  7) входить до складу колегії Державного архіву;
  8) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії держархіву області питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;
  9) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами Державного архіву;
  10) готує у межах своєї компетенції проекти наказів, організовує та контролює виконання наказів директора Державного архіву;
  11) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни.

10. Штат відділу визначається штатним розписом Державного архіву в межах граничної чисельності відповідно до завдань та обсягів робіт, що виконує відділ.

11. Начальник відділу має заступника, який призначається на посаду і звільняється з посади директором Державного архіву в установленому законодавством порядку.

12. Працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад директором архіву.

13. Обов’язки працівників відділу визначаються у посадових інструкціях, що затверджуються директором архіву.

Начальник відділу                                                                               В.М. Боронило

Сьогодні: 27 Листопада 2020