Затверджено
Наказ Державного архіву
Дніпропетровської області
10 жовтня 2018 № 43
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ про відділ зберігання, обліку та довідкового апарату
Державного архіву Дніпропетровської області

 

1. Відділ зберігання, обліку та довідкового апарату (далі відділ) є структурним підрозділом Державного архіву Дніпропетровської області, підпорядковується директору державного архіву області, підконтрольний заступнику директора-начальнику відділу юридичного, кадрового та діловодного забезпечення. До складу відділу входять архівосховища.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, міністрів, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови облдержадміністрації, рішеннями обласної Ради, наказами директора архіву, іншими нормативно – правовими актами та Положенням про Державний архів області.

3. Основними завданнями відділу є :

- забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи з питань збереження, обліку документів та створення довідкового апарату до них;
- контроль за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи з профільних питань відділу у межах своїх повноважень;
- ведення обліку та постійне зберігання документів НАФ;
-комплекс робіт щодо забезпечення фізичної збереженості документів Національного архівного фонду України, що перебувають на зберіганні в архіві;
- проведення науково-методичної роботи у галузі архівознавства, документознавства та архіографії, упровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ з питань збереження, обліку документів.

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

  1) організовує
–роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування;
–страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівними установами, у порядку, встановленому законодавством;
–вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду з питань збереження, обліку документів та створення довідкового апарату до них;
  2) забезпечує:
постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію документів Національного архівного фонду, переданих до державного архіву органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та громадськими об’єднаннями, які діють (діяли) на території області;
–документів особового походження;
-службових видань, що не надходять в установленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;
–документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;
-страхового фонду копій особливо цінних і унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;
–облікових документів державного архіву й архівних довідників, а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву;
  3) створює :
-страхові копії та копії фонду користування документів, що зберігаються в державному архіві, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми власності, з дозволу власника;
-довідковий апарат до архівних документів і вдосконалює його , забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;
  4) проводить весь комплекс робіт, пов’язаних зі зберіганням, обліком фотодокументів, створенням до них довідкового апарату;
  5) організовує і координує роботу архівосховищ:
- забезпечує створення і підтримання оптимальних умов і санітарно-гігієнічного режиму збереженості документів, дотримання умов пожежної безпеки в архівосховищах і робочих кімнатах відділу, контролює порядок експлуатації приміщень і обладнання у відділі і архівосховищах;
- здійснює знепилення, організовує дезинфекцію і дезинсекцію приміщень архівосховищ співробітниками санепідемстанції;
- забезпечує дотримання правил видачі документів і копій фонду користування із архівосховищ;
  6) визначає необхідність і черговість проведення перевірки наявності і стану справ, організує і здійснює розшук невиявлених справ;
- веде роботу щодо визначення фізичного стану документів;
- організує облік документів, що потребують дизенфекції, дезинсекції, профілактичної обробки, реставрації, відновлення згасаючих текстів, картонування, нумерації аркушів та інших робіт, які забезпечують збереженість документів;
  7) веде облік документів НАФ держархіву;
вносить зміни у всі види облікової документації, готує відомості про зміни у складі і обсязі фондів для Укрдержархіву, паспорт держархіву;
  8) створює довідковий апарат до архівних документів і вдосконалює його, випускає довідково-інформаційні видання і посібники з архівної справи (з питань обліку та зберігання документів);
  9) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для підготовки публічних звітів голові ОДА;
  10) забезпечує реставрацію та консервацію:
- документів Національного архівного фонду, переданих до державного архіву органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, які діють (діяли) на території області;
- документів особового походження;
- документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;
  11) здійснює:
–науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних відділів районних державних адміністрацій, міських рад, трудових та приватних архівів з профільних питань відділу;
–грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;
–разом з науковими установами або самостійно-наукові дослідження з архівознавства і документознавства, археографії, упроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства;
  12) надає:
- користувачам архіву документи і довідковий апарат до них, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані;
- забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмово обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;
- допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, щодо поліпшення умов їх зберігання, реставрації та створення фондів користування;
  13) готує пропозиції до проектів державних цільових програм та розробляє розділ плану розвитку архівної справи в області з  профільних питань відділу
  14) забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу судів та відділів РАЦС, залучення до архівних документів додаткових відомостей про особу;
  15) проводить навчання працівників діловодних, архівних служб та експертних комісій підприємств, установ, організацій всіх форм власності на курсах підвищення кваліфікації

5. Відділ має право:

- одержувати від інших відділів архіву інформацію, що потрібна для виконання покладених на нього завдань;
- подавати керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення стану збереженості документів, обліку та створення довідкового апарату до них;
- представляти архів на конференціях, нарадах, семінарах у разі розгляду на них профільних питань.

6. Відділ в процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами архіву і архівними установами незалежно від форм власності та громадянами-власниками документів.

7. Відділ організовує свою діяльність на підставі річного плану, що затверджується директором Держархіву області.

8. Відділ очолює начальник, який в установленому порядку призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву.
Начальник організовує керівництво діяльністю відділу, розподіляє обов’язки між його працівниками та несе відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.
На випадок службової необхідності тимчасове виконання функцій і обов’язків начальника відділу здійснює заступник начальника відділу.
Начальник відділу повинен мати повну вищу освіту відповідного професійного спрямування.

9. Штат відділу визначається штатним розкладом держархіву області, в межах граничної чисельності відповідно до завдань і обсягів робіт, що виконує відділ.

10. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад директором архіву за узгодженням з начальником відділу.

11. Обов’язки працівників відділу визначаються в посадових інструкціях, що затверджуються директором архіву.

12. Завдання, функції і права архівосховищ, що входять до складу відділу, визначаються у Положенні про архівосховище, яке затверджується наказом Держархіву області.

Начальник відділу                                                                К.В.Попова

Сьогодні: 27 Листопада 2020