НАКАЗ

16.05.2024 № 25
м. Дніпро

Про склад колегії

  На виконання Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», відповідно до Положення про Державний архів Дніпропетровської області, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 13.09.2018 № Р-606/0/3-18, та у зв’язку з кадровими змінами

  Н А К А З У Ю:

1. Затвердити наступний склад колегії Державного архіву Дніпропетровської області:

  1. Михайло ПОСТОЛОВ        директор архіву, голова колегії

  2. Олена ЛЕГОСТАЄВА        заступник директора-начальник відділу юридичного, кадрового та діловодного забезпечення, заступник голови колегії

  3. Ольга ШУМЕЙКО             завідувач сектору організації та координації архівної справи, секретар колегії

  4. Вікторія БОРОНИЛО        начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства, член колегії

  5. Олег ЖУРБА                    д.і.н., професор кафедри Східно-Європейської історії Дніпровського національного університету ім. Олеся Гончара,
                                             член колегії (за згодою)                                         

  6. Тетяна ЗІНЬКОВСЬКА      заступник начальника відділу інформації та використання документів, член колегії

  7. Олена КВАК                    начальник архівного управління Кам’янської райдержадміністрації, член колегії (за згодою)

  8. Ніна КИСТРУСЬКА           головний науковий співробітник відділу інформації та використання документів, член колегії

  9. Наталя КУЛЬНІЧ              начальник архівного відділу виконкому Вільногірської міської ради, член колегії (за згодою)

  10. Наталія МАРЧЕНКО       начальник відділу фінансово-економічного та матеріально-технічного забезпечення, член колегії

  11. Калерія ПОПОВА           начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату, член колегії

  12. Ірина СЕНЬ                    начальник управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації, член колегії (за згодою)

2. Затвердити Положення про колегію Державного архіву Дніпропетровської області.
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ держархіву від 11.09.2023 № 32 «Про внесення змін до наказу від 03.04.2023 № 8 «Про затвердження складу колегії».
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.  

  Директор                                            Михайло ПОСТОЛОВ

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного архіву
Дніпропетровської області
16.05.2024 р. № 25

ПОЛОЖЕННЯ
про колегію Державного архіву Дніпропетровської області

Загальні положення

  Колегія Державного архіву Дніпропетровської області (далі — колегія) є дорадчим органом, утвореним для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції Державного архіву Дніпропетровської області, та для вільного, колективного обговорення найважливіших напрямів діяльності, перспектив розвитку архівної справи та діловодства. У своїй роботі колегія керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Державної архівної служби України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, Положенням про Державний архів Дніпропетровської області та цим Положенням. Рішення про утворення колегії приймається директором Державного архіву Дніпропетровської області (далі - державний архів).

Функції колегії

  Колегія державного архіву:
  Обговорює і приймає рішення щодо перспектив і найважливіших напрямів діяльності державного архіву та архівних установ області.
  Вносить та розглядає пропозиції щодо:
 -реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства;
 -удосконалення законодавчих та нормативно-правових актів, що регламентують діяльність у галузі архівної справи та діловодства;
 -забезпечення співпраці з Державною архівною службою України, структурними підрозділами обласної державної адміністрації, районними державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування;
 -розширення міжнародного співробітництва у сфері архівної справи та діловодства.
  Обговорює прогнози і проєкти програм, планів розвитку архівної справи та діловодства, інші програми та визначає шляхи їх реалізації.
  Аналізує стан дотримання законодавства з питань архівної справи, діловодства, державної служби, організаційно-кадрової роботи та виконавської дисципліни.
  Розглядає питання про стан дотримання державним архівом фінансової, бюджетної дисципліни, збереження та використання державного майна, здійснення внутрішнього фінансового контролю та усунення виявлених недоліків.
  Розробляє пропозиції щодо вдосконалення діяльності державного архіву, архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад, трудових архівів.
  Розглядає результати роботи державного архіву, місцевих архівних установ, трудових архівів, архівних підрозділів інших підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності й підпорядкування (у межах компетенції).
  Аналізує стан роботи державного архіву, архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад, трудових і приватних архівів з питань забезпечення прав і свобод людини і громадянина із усіх напрямів діяльності.
  Розглядає інші питання, пов'язані з реалізацією завдань, покладених на державний архів.

Склад колегії

  До складу колегії входять: директор державного архіву (голова колегії), його заступник – начальник відділу, керівники структурних підрозділів державного архіву; у разі потреби – керівники структурних підрозділів обласної державної адміністрації, посадові особи органів місцевого самоврядування, начальники архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад (за згодою); представники вищих навчальних закладів, громадських організацій (за згодою). Кількісний та персональний склад колегії визначається директором державного архіву.

Організація роботи колегії

  Організаційною формою роботи колегії є засідання. Засідання колегії проводяться один раз на квартал, позапланові - у разі потреби. Голова колегії може визначити іншу періодичність проведення засідань колегії.
  У разі потреби можуть проводитися розширені та виїзні засідання колегії, а також спільні засідання з колегіями інших органів виконавчої влади.
  Робота колегії проводиться відповідно до затвердженого її головою плану засідань на рік. У плані зазначаються питання, які необхідно розглянути, особи, відповідальні за підготовку й подання матеріалів на засідання колегії, орієнтовна дата проведення засідань колегії.
  Проєкт плану проведення засідань колегії формується на основі рекомендацій Державної архівної служби України, доручень голови обласної державної адміністрації, пропозицій керівників структурних підрозділів державного архіву та членів колегії.
  Пропозиції до плану засідання колегії державного архіву надаються не пізніше ніж за 30 днів до початку року секретарю колегії.
  Затверджений план засідань колегії на початку року надається членам колегії, керівникам відділів державного архіву. Додаткові питання до затвердженого плану засідань колегії можуть бути включені за рішенням її голови не пізніше ніж за п'ять днів до чергового засідання (у разі невідкладної потреби цей термін може коригуватися).
  Дата, час, місце проведення та порядок денний засідання колегії визначаються головою колегії. У разі необхідності для вивчення питання й підготовки його для розгляду на засіданні колегії державного архіву може бути створена спеціальна робоча група.
  Підготовка проєкту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюється секретарем колегії, який не пізніше ніж за п'ять днів до засідання подає його голові колегії для погодження. У проєкті порядку денного визначається доповідач із кожного питання.
  На розгляд колегії подаються: проєкт порядку денного з визначенням доповідача з кожного питання; довідка щодо стану справ із питання, що розглядається, з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій (за необхідності); проєкт рішення колегії, в якому подаються обґрунтована оцінка стану справ із питання, що розглядається, причини встановлених недоліків, визначаються конкретні заходи щодо виправлення ситуації, виконавці та строки виконання; довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються питань порядку денного, візуються виконавцем, заступником директора державного архіву відповідно до розподілу обов'язків; список запрошених осіб із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи, займаних посад.
  Керівники структурних підрозділів державного архіву, відповідальні за підготовку питання на засідання колегії, узгоджують та координують роботу інших структурних підрозділів, залучених до розроблення необхідних матеріалів.
  Секретар колегії контролює своєчасність подання матеріалів, перевіряє наявність усіх необхідних документів та правильність їхнього оформлення. Організовує тиражування матеріалів, забезпечує ними членів колегії та осіб, запрошених на засідання колегії. При розгляді на засіданні колегії планових питань матеріали надаються за два дні до засідання, позапланових – у день проведення.
  Особи, відповідальні за підготовку та подання матеріалів на засідання колегії, надають матеріали секретарю колегії не пізніше ніж за п'ять днів до чергового засідання.

 
Порядок проведення засідань колегії

  Засідання колегії веде її голова (директор державного архіву), а в разі його відсутності – особа, на яку покладено виконання обов'язків директора державного архіву (заступник директора – начальник відділу).
  Засідання колегії є легітимним, якщо в ньому беруть участь не менше ніж дві третини від загальної кількості членів колегії.
  Члени колегії беруть участь у засіданнях колегії особисто. Якщо член колегії не може бути присутнім на засіданні, він має право попередньо надати голові колегії відповідні пропозиції в письмовій формі.
  Порядок денний засідання й рішення колегії затверджуються членами колегії шляхом голосування.
  Члени колегії, які беруть участь у її засіданні, реєструються. Особи, запрошені на засідання колегії для розгляду питань, можуть бути присутніми під час розгляду інших питань лише з дозволу голови колегії.
  Члени колегії та особи, запрошені для участі у розгляді питань, беруть участь у їхньому обговоренні, вносять пропозиції, дають необхідні пояснення.
  Головуючий на засіданні колегії може прийняти рішення про закритий розгляд питань порядку денного. Під час закритих засідань колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення рішень, що ухвалюються, здійснюється відповідно до чинного законодавства України.
  Рішення колегії ухвалюються окремо з кожного питання порядку денного відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії. У разі рівного розподілу голосів, голос головуючого є вирішальним. За рішенням головуючого може застосовуватися процедура таємного голосування. Думка відсутнього члена колегії з питань порядку денного засідання, подана в письмовій формі, розглядається на засіданні колегії і враховується під час голосування.
  У разі проведення спільних засідань колегії двох і більше органів виконавчої влади ухвалюється спільне рішення. Голова колегії приймає рішення щодо присутності в залі під час засідання колегії представників засобів медіа та проведення кіно-, відео-, фотозйомки та звукозапису.
  Після засідання секретар колегії доопрацьовує протягом двох робочих днів (якщо головою колегії не встановлено інший строк) проєкт рішення колегії з урахуванням зауважень та пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного та подає на розгляд голови колегії.
  Рішення колегії впроваджуються в життя наказом директора державного архіву. Проєкт наказу директора державного архіву готується керівником структурного підрозділу держархіву, відповідальним за підготовку питань для розгляду на засіданні колегії, протягом двох робочих днів після засідання колегії. У разі виникнення розбіжностей між головою та іншими членами колегії під час прийняття рішення голова колегії проводить у життя своє рішення, доповідаючи, у разі потреби, про розбіжності, що виникли, керівництву обласної державної адміністрації. Рішення колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання (без видання наказу). Контроль за своєчасним доопрацюванням проєкту рішення колегії здійснює секретар колегії.
  Рішення колегії оформлюються протоколами, що підписуються головуючим на засіданні та секретарем колегії. Рішення спільних засідань колегії оформлюються протоколами, що підписуються головами відповідних колегій органів виконавчої влади та секретарями колегій. Протокол засідання колегії складається протягом п'яти робочих днів після засідання колегії.
  Рішення колегії доводяться до відома членів колегії, начальників структурних підрозділів державного архіву, керівників архівних установ, а також керівників інших органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності в частині, що їх стосується, не пізніше ніж у десятиденний строк після засідання колегії.
  Рішення колегії з питань, запропонованих до розгляду органом виконавчої влади вищого рівня, доводяться до відома цього органу (на його вимогу).
  Матеріали засідань колегії зберігаються в установленому порядку в секторі організації та координації архівної справи державного архіву.
  Матеріально-технічне забезпечення засідань колегії здійснюється відділом фінансово-економічного та матеріально-технічного забезпечення.

Контроль за виконанням рішень колегії

  Контроль за виконанням рішень колегії покладається на осіб, визначених у цих рішеннях, та на секретаря колегії.
  Колегія систематично розглядає на своїх засіданнях стан виконання прийнятих нею рішень.