НАКАЗУЮ:

1. Затвердити наступний склад експертно-перевірної комісії Державного архіву Дніпропетровської області:

     Олена ЛЕГОСТАЄВА – заступник директора – начальник відділу юридичного, кадрового та діловодного забезпечення, голова ЕПК;

     Вікторія БОРОНИЛО – начальник відділу формування НАФ та діловодства, заступник голови ЕПК;

     Яна ЛИСТОПАД – провідний інспектор відділу формування НАФ та діловодства, секретар ЕПК;

     Світлана БАБАРИКА - головний спеціаліст сектору організації та координації архівної справи, член ЕПК;

     Олена ГЛОТОВА – заступник начальника відділу зберігання, обліку та довідкового апарату, член ЕПК;

     Ірина ГУДЗЕНКО – заступник начальника відділу юридичного, кадрового та діловодного забезпечення, член ЕПК;

     Ніна КИСТРУСЬКА - головний науковий співробітник відділу інформації та використання документів, член ЕПК;

     Анна КРАСНОКУТСЬКА – провідний інспектор відділу формування НАФ та діловодства, секретар ЕПК;

     Людмила НОВІКОВА – головний архівіст відділу зберігання, обліку та довідкового апарату, член ЕПК;

     Калерія ПОПОВА – начальник  відділу зберігання, обліку та довідкового апарату, член ЕПК;

     Ольга ЧАЛИК – провідний інспектор відділу формування НАФ та діловодства, член ЕПК;

     Інесса ЧУБ – головний спеціаліст з питань режимно-секретної роботи, член ЕПК;

     Олена ШМАТКО – головний спеціаліст відділу інформації та використання документів, член ЕПК;

     Анжеліка ШУЛЬГА - спеціаліст сектору організації та координації архівної справи, член ЕПК;

     Ольга ШУМЕЙКО – завідувач сектору організації та координації архівної справи, член ЕПК.

2. Визнати таким, що втратив чинність п.1 наказу держархіву від 16.05.2024 № 24.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора – начальника відділу юридичного, кадрового та діловодного забезпечення Олену ЛЕГОСТАЄВУ.

Директор                                                  Михайло ПОСТОЛОВ

 

ЗАТВЕРДЖЕНО 

Наказ Державного архіву 

Дніпропетровської області 

16.05.2024 № 24

 

1. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, Державний архів Дніпропетровської області (далі - державний архів) утворює експертно-перевірну комісію (далі - ЕПК) для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, внесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилученням документів з нього, здійсненням організаційно-методичного керівництва діяльністю експертних комісій архівних відділів районних державних адміністрацій, міських рад, а також експертних комісій державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, їх відокремлених підрозділів, які за рішенням ЕПК державного архіву внесені до джерел формування НАФ, фондово-закупівельних комісій музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності, експертно-оцінних комісій бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - комісії з проведення експертизи цінності документів).

2. ЕПК є постійно діючим органом державного архіву.

3. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також цим положенням про ЕПК.

4. До складу ЕПК, який затверджується директором державного архіву, входять фахівці з архівної справи, представники наукових установ і творчої громадськості. Головою ЕПК призначається заступник директора державного архіву, секретарем - один з працівників відділу формування НАФ та діловодства державного архіву.
    Голова ЕПК організовує роботу ЕПК згідно з річним планом, затвердженим директором державного архіву, і звітує перед ним про проведену роботу.
    Секретар ЕПК за рішенням голови забезпечує скликання засідань ЕПК, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів державного архіву та архівних установ, які перебувають у зоні комплектування державного архіву та архівних управлінь (відділів) районних державних адміністрацій, міських рад, рішення ЕПК, здійснює облік і звітність про її  роботу, веде документацію ЕПК і забезпечує її збереженість.

5. Основними завданнями ЕПК є:
      науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;
      розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;
      перевірка результатів експертизи цінності документів, проведеної комісіями з проведення експертизи цінності документів.

6. ЕПК приймає рішення про:
    1) схвалення і подання на затвердження директора державного архіву списків джерел формування НАФ, списків підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, громадських об’єднань, релігійних організацій, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, які перебувають у зоні комплектування державного архіву та архівних управлінь (відділів) районних державних адміністрацій, міських рад;
    2) схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, громадських об’єднань, релігійних організацій, їх відокремлених підрозділів, які за рішенням ЕПК державного архіву внесені до джерел формування НАФ, музеїв, бібліотек (далі - установи), що перебувають у зоні комплектування державного архіву та архівних управлінь (відділів) районних державних адміністрацій, міських рад, переліків проектів проблем (тем), науково-технічна документація яких підлягає внесенню до НАФ, та подання таких документів на затвердження керівникам установ;
    3) погодження:
описів справ з кадрових питань (особового складу) установ, що перебувають у зоні комплектування державного архіву та архівних управлінь (відділів) районних державних адміністрацій, міських рад;

номенклатур справ установ, що перебувають у зоні комплектування державного архіву та архівних управлінь (відділів) районних державних адміністрацій, міських рад;

інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії (далі - ЕК) установ, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування державного архіву;

актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, установ, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, а також установ, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування архівних управлінь (відділів) районних державних адміністрацій, міських рад;

    4) схвалення описів справ постійного зберігання, описів кіно-, відео-, фото-, фонодокументів постійного зберігання, внесених до НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкції з діловодства державного архіву та подання таких документів на затвердження директора державного архіву;
    5) схвалення і подання на погодження із Центральною експертно-перевірною комісією Державної архівної служби (далі - ЦЕПК):

актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів НАФ, що зберігаються в державному архіві та архівних управліннях (відділах) районних державних адміністрацій, міських рад, в юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву та архівних управлінь (відділів) районних державних адміністрацій, міських рад;

анотованих переліків унікальних документів НАФ, які зберігаються у державному архіві та архівних управліннях (відділах) районних державних адміністрацій, міських рад, у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву та архівних управлінь (відділів) районних державних адміністрацій, міських рад;

списків архівних фондів (архівних документів), що підлягають передачі від одного державного архіву до іншого, у повному обсязі та архівних фондів (архівних документів), з яких вилучаються для передачі окремі справи (одиниці зберігання / одиниці обліку аудіовізуальних документів);

    6) схвалення та подання на затвердження директора державного архіву актів грошової оцінки документів НАФ, що зберігаються у державному архіві та архівних управліннях (відділах) районних державних адміністрацій, міських рад, в юридичних та фізичних осіб;
    7) внесення до НАФ:
документів, що зберігаються у фізичних осіб;
документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону.
7. ЕПК стосовно установ, що перебувають у зоні комплектування державного архіву та архівних управлінь (відділів) районних державних адміністрацій, міських рад, має право:
     контролювати дотримання установленого порядку проведення експертизи цінності документів;

     вимагати розшуку відсутніх документів НАФ, документів з кадрових питань (особового складу) та письмових пояснень у разі втрати цих документів;

     одержувати відомості та висновки, необхідні для визначення культурної цінності та строків зберігання документів;

     вимагати надання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, під час розгляду описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу);

     заслуховувати на засіданнях інформацію керівників установ та їх комісій з проведення експертизи цінності документів про якість оформлення документів і формування справ, стан упорядкування, обліку та зберігання документів;

     запрошувати на засідання членів ЕК установ, а також інших фахівців як консультантів та експертів.

8. ЕПК інформує директора державного архіву з питань, що входять до компетенції ЕПК.

9. Засідання ЕПК проводиться не рідше ніж чотири рази на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.
    Голова ЕПК може прийняти рішення про проведення засідання у режимі відеоконференції з використанням відповідного програмного забезпечення, зокрема, через Інтернет (далі - онлайн-засідання). В онлайн-засіданні беруть участь члени ЕПК, а також інші запрошені особи.
    Рішення ЕПК з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії.
    Рішення ЕПК набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕПК директором державного архіву, після чого є обов'язковим для виконання всіма архівними установами, що перебувають у зоні комплектування державного архіву та архівних управлінь (відділів) районних державних адміністрацій, міських рад.
    У разі відмови керівника державного архіву затвердити протокол засідання ЕПК її голова може звернутися зі скаргою до ЦЕПК.