Порядок прийому громадян

06.03.2025 12:25

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Державного архіву

Дніпропетровської області 09.09. 2024 р. № 38

Зареєстровано в Південному міжрегіональному
управлінні юстиції (м. Одеса)
13 вересня 2024 р. № 177/940

ПОРЯДОК

особистого прийому громадян
у Державному архіві Дніпропетровської області

I. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Державному архіві Дніпропетровської області.

2. Посадові особи, які здійснюють особистий прийом громадян, у своїй діяльності керуються Конституцією України, законами України "Про звернення громадян", "Про державну службу”, Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади га органів місцевого самоврядування", іншими нормативно-правовими актами.

3. Особистий прийом громадян, яким присвоєно звання Герой України, Герой Радянського Союзу та Герой Соціалістичної праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", проводиться першочергово.
Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, внутрішньо переміщені особи, одинокі матері (батьки) та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

4. Особи, які не є громадянами України і перебувають в Україні на законних підставах, користуються таким самим правом на звернення щодо особистого прийому посадовими особами Державного архіву Дніпропетровської області, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.

II. Запис на особистий прийом громадян

1. Особистий прийом громадян директором, заступником директора Державного архіву Дніпропетровської області проводиться у робочих кабінетах цих посадових осіб за попереднім записом у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян керівництвом Державного архіву Дніпропетровської області.

2. Інформація про порядок особистого прийому громадян у Державному архіві Дніпропетровської області і графік особистого прийому громадян керівництвом Державного архіву Дніпропетровської області розміщується на офіційному вебсайті в рубриці "Звернення громадян" та на інформаційному стенді в приміщенні адміністративної будівлі Державного архіву Дніпропетровської області за адресою: м. Дніпро, вул. Михайла Грушевського, 89.

3. Прийом громадян працівниками відділу інформації та використання документів Державного архіву Дніпропетровської області здійснюється щопонеділка без попереднього запису з 10:00 до 13:00 та з 14:00 до 17:00 (крім святкових та вихідних днів) у кабінеті "стіл довідок" Державного архіву Дніпропетровської області (м. Дніпро, вул. Михайла Грушевського. 89. перший поверх, кабінет № 7).

4. Організація особистого прийому громадян та попередній запис на прийом до директора Державного архіву Дніпропетровської області та заступника директора Державного архіву Дніпропетровської області здійснюється провідним інспектором відділу юридичного, кадрового та діловодного забезпечення Державного архіву Дніпропетровської області.

5. Попередній запис на прийом проводиться не пізніше ніж за 3 робочі дні до дня прийому.
Громадяни, попередньо записані на особистий прийом до керівництва Державного архіву Дніпропетровської області, повідомляються у телефонному режимі за день до проведення прийому про дату, місце проведення та час прийому.

6. Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи державних органів він звертався і яке було прийнято рішення, визначається посадова особа, до компетенції якої (якого) належить вирішення питання, порушеного заявником, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються заявником для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

7. Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, якщо такі відомості не стосуються змісту порушених у зверненні питань.

8. У разі якщо особа з інвалідністю не може здійснити письмовий виклад змісту питань, що порушуватимуться перед посадовою особою Державного архіву Дніпропетровської області, оформлення такого письмового викладу питань здійснюється працівником відділу юридичного, кадрового та діловодного забезпечення Державного архіву Дніпропетровської області.

9. Відділ юридичного, кадрового та діловодного забезпечення Державного архіву Дніпропетровської області складає списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва Державного архіву Дніпропетровської області, та подає матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення та опрацювання в структурних підрозділах Державного архіву Дніпропетровської області відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за 2 робочі дні до прийому.
За день до прийому списки громадян та матеріали щодо їх звернень, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, подаються посадовій особі, яка буде здійснювати особистий прийом.

10. У записі на особистий прийом може бути відмовлено з таких підстав:
1) якщо порушене питання розглядалось керівництвом Державного архіву Дніпропетровської області та було вирішено по суті;
2) якщо звернення з приводу оскарження рішення було подане з порушенням строків, визначених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян".

11. Про відмову в записі та причини відмови громадянинові надаються
відповідні роз’яснення.

12. Забороняється відмова громадянинові у записі на особистий прийом з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність, незнання мови тощо.

III. Організація та проведення особистих прийомів громадян

1. У разі відсутності директора Державного архіву Дніпропетровської області особистий прийом громадян, за дорученням директора, здійснює заступник директора, про що завчасно повідомляється громадянин, записаний на особистий прийом до цієї посадової особи.
У разі незгоди громадянина на особистий прийом іншою уповноваженою посадовою особою Державного архіву Дніпропетровської області, громадянин має право подати письмове звернення, яке опрацьовується та реєструється відповідно до Закону України "Про звернення громадян", або записатися на інший день особистого прийому відповідною посадовою особою згідно з графіком.

2. Під час особистого прийому громадянин зобов’язаний пред'явити документ, що посвідчує його особу. У разі відсутності такого документа або відмови його пред’явити громадянин не допускається до особистого прийому.
3. Під час особистого прийому громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що посвідчують їхні особи та підтверджують повноваження.
4. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.
5. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до законодавства обґрунтоване роз’яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).
6. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення поставлених громадянином питань, під час особистого прийому, директор та заступник директора Державного архіву Дніпропетровської області, які здійснюють особистий прийом, можуть залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів Державного архіву Дніпропетровської області, територіальних органів міністерств і відомств України, наявних в обласному центрі, архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад, трудових та приватних архівів, стосовно яких Державний архів Дніпропетровської області здійснює методичне керівництво та контроль, або одержувати від них за запитом необхідну інформацію.
7. Якщо вирішити порушене у зверненні громадянина питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові за його згодою надається усна або письмова відповідь.
8. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не входять до компетенції Державного архіву Дніпропетровської області, в термін не більше п’яти днів з дня реєстрації воно надсилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, в той самий термін воно повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.
9. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому керівництвом Державного архіву Дніпропетровської області, передаються до відділу юридичного, кадрового та діловодного забезпечення Державного архіву Дніпропетровської області для реєстрації.
10. Відповідь на звернення, подане під час особистого прийому керівництвом і відділом інформації та використання документів Державного архіву Дніпропетровської області надається за підписом директора Державного архіву Дніпропетровської області. У разі відсутності - особою, яка виконує його обов’язки.

Заступник директора-начальник відділу
юридичного, кадрового та діловодного
забезпечення Державного архіву
Дніпропетровської області Олена ЛЕГОСТАЄВА